La globalización, un entorno altamente competitivo, y el desarrollo tecnológico demandan procesos con tiempos de ciclos más cortos y esbeltos, mejor aprovechamiento de recursos, y un manejo de información ágil y confiable para que las empresas proveedoras de productos y servicios puedan competir y convertirse en líderes en el segmento de la industria en el que se desarrollan.
La nueva configuración de la economía y de la industria demanda empresas que sean innovadoras no solamente en productos y servicios, sino también en los procesos internos; y es tal vez en el área de procesos en donde existen más oportunidades de aplicar las nuevas tecnologías para lograr ventajas competitivas que nos permitan el éxito en las organizaciones.
Las tecnologías de información son parte fundamental de la nueva administración de negocios, sistemas que permiten la planeación, organización, comunicación e integración de los procesos y datos internos de la empresa (Enterprise Resource Planning), sistemas para la administración de la cadena de suministros (Supply Chain Managment), y de administración de las relaciones del cliente (Customer Relationship Management). Las tecnologías de información han permitido enfrentar los nuevos retos originados por el desarrollo de la industria y la evolución de los procesos y relaciones industriales.
La tecnología de procuración electrónica de materia prima (e-Procurement) es una de las diversas aplicaciones que han surgido para complementar las tecnologías de información anteriores y robustecer el nuevo esquema de negocios electrónicos (e-business) utilizando las ventajas de la infraestructura de Internet.
e-Business: Comercio Electrónico
Consiste en la compra y venta de productos o de servicios a través de medios electrónicos, tales como Internet y otras redes informáticas. Originalmente el término se aplicaba a la realización de transacciones mediante medios electrónicos tales como el Intercambio electrónico de datos, sin embargo con el advenimiento de la Internet y la World Wide Web a mediados de los años 90 comenzó a referirse principalmente a la venta de bienes y servicios a través de Internet, usando como forma de pago medios electrónicos, tales como las tarjetas de crédito.
El comercio electrónico puede utilizarse en cualquier entorno en el que se intercambien documentos entre empresas, compras o adquisiciones, finanzas, industria, transporte, salud, legislación y recolección de ingresos o impuestos. Ya existen compañías que utilizan el comercio electrónico para desarrollar los aspectos siguientes:
- Creación de canales nuevos de marketing y ventas.
- Acceso interactivo a catálogos de productos, listas de precios y folletos publicitarios.
- Venta directa e interactiva de productos a los clientes.
- Soporte técnico ininterrumpido, permitiendo que los clientes encuentren por sí mismos, y fácilmente, respuestas a sus problemas mediante la obtención de los archivos y programas necesarios para resolverlos.
Dimensiones del e-Business
e-Procurement
Es la compra y venta de suministros, trabajo y servicios negocio-a-negocio (business-to-business B2B), negocio-a-consumidor (business-to-consumer B2C) o negocio-a-gobierno (Business-to-government B2G), a través de Internet, también como otros sistemas de información y conexiones de redes, tales como el Intercambio Electrónico de Datos (EDI por sus siglas en inglés, Electronic Data Interchange) la Planificación de Recursos Empresariales (En inglés, Enterprise Resource Planning ó ERP),subastas electrònicas inversas,solicitudes de ofertas, inventarios compartidos, gestiones de envìos de mercancia, etc.
los sitios Web de e-procurement permiten que usuarios calificados y registrados busquen compradores o vendedores de bienes y servicios. Dependiendo del enfoque, los compradores o vendedores pueden especificar o invitar a subastas. Las transacciones pueden ser iniciadas y completadas; Las operaciones continuadas pueden calificar a los clientes para descuentos por volumen u ofertas especiales. Los programas de e-procurement pueden hacer posible que se automaticen algunas actividades de compra y venta. Las compañías participantes esperan ser capaces de controlar inventarios pasados más eficazmente, reducir el exceso de intermediarios, y mejorar los ciclos de manufacturación. Se espera que el e-procurement sea integrado a la cadena de valor Compra-a-pago (Purchase-to-pay o P2P) que es más amplia, con la tendencia al manejo de cadena de suministros computarizado.
- El flujo de información se realiza en tiempo real
- Permite conocer los datos en el instante mismo de producirse algún cambio en las variables: Integración con el ERP.
- Acceso desde cualquier punto dondeexista una salida a Internet, sin importarlas distancias geográficas.
- Acceso restringido al personalpreviamente autorizado, tanto del clientecomo del proveedor.
Modelos de e-Procurement
Modelo Centralizado
Consiste en que una empresa especializada en contenidos es la que pone en contacto a los suministradores o proveedores con las empresas compradoras o usuarios, administrando los flujos de información tanto de los productos en catalogo de los proveedores así como sus ofertas, como de los requerimientos, necesidades y especificaciones de los compradores,siendo el gestor de contenidos, responsable de desarrollar y mantener los flujos de información necesarios para que el proceso de compra se genere, permanentemente actualizados y automatizados.
ejemplo: www.edreams.es
Modelo Distribuido
Dicho modelo presenta las siguientes características:
- Acceso a los flujos de información sobre los catálogos y ofertas de todos y aquellos proveedores específicos de la empresa compradora.
- Requerimientos, necesidades y especificaciones de la empresa compradora hacia los proveedores de dicho sector.
- Los inconvenientes que presenta dicho modelo es que se basa en la selección de proveedores que realiza la empresa compradora y que quedan reducidos a las propias especificidades del sector; además de otros problemas derivados de la complejidad de la integración de los sistemas informáticos.
Ventajas que aporta el e-Procurement
Con independencia del importante ahorro en los precios de adquisición, otras ventajas que aporta el sistema son:
- Reducción de costes administrativos hasta un 70% en los gastos administrativos del proceso de solicitud de compra. Así como una reducción de los costes del departamento de contabilidad (Pagos a proveedores).
- Reducción del tiempo requerido para llevar a cabo el ciclo de compra (FTEs = full time equivalents), como consecuencia de la automatización de dicho ciclo ( entre un 50-70% menos de tiempo para completar el proceso de compra).
- Incremento de las ordenes de pedido por empleado, con un ahorro en costes de capital humano.
- Integración con los ERPs: Las empresas fabricantes de soluciones ERPs están ampliando constantemente sus aplicaciones para dar soluciones entre otras cosas a la estrategia B2B E-procurement. Así es el caso de la empresa SAP con la aplicación B2B Procurement 2.0, orientada a la solicitud de pedidos y la adquisición de bienes y servicios.
Otras funcionalidades
- Solicitud de ofertas: Es una forma de negociar precios menos agresivos que las subastas inversas.
- Gestión de subcontratistas: Gestión on line de lasituación de los trabajos enviados al exterior.
- Planificación colaborativa: Proceso interactivo dondeclientes y proveedores cooperan continuamente en la cadena de valor y comparten información sobre laplanificación de la demanda y las previsiones.
- Inventarios compartidos: El inventario gestionado porel vendedor es propiedad y responsabilidad del proveedor.
- Gestión de envíos: El proveedor informa al cliente la situación de los envíos de mercancía.
- El envío de producto a mecanizar en el exterior está disponible para el proveedor desde el momento de la salida.
- Este deberá informar de que la recepción se ha producido.
- Informará de cada nueva entrega de material hasta completar el trabajo.
ejemplo: Subastas electrónicas
- El objetivo es comprar algún producto o servicio al mejor precio posible.
- El precio se reduce cada vez que un posible proveedor mejora su precio (a la baja). Se mejoran los precios debido a una mayor competencia entre los proveedores.
- Hay una relación directa entre el volumen de la compra y el ahorro en precio: A mayor volumen, más atractivo para el proveedor es hacerse con la compra y mayor la competencia desencadenada.
Infraestructura tecnológica necesaria
- Facilita la puesta en contacto de compradores y proveedores de todo el mundo.
- Mayor conocimiento de los productos en catálogo de los proveedores.
- Mejor conocimiento por parte de los proveedores de las necesidades, requerimientos y especificaciones del comprador.
- Las transacciones quedan personalizadas al máximo.
- Da acceso a unos niveles de competitividad y exigencia cada vez mayores-
- Posibilita un importante ahorro en costes en cuanto a adquisición del producto o servicio.
¿Qué debe mostrar el cliente al proveedor?
- Proyección de requerimientos futuros.
- Inventarios reales y actualizados de cada uno de los productos.
- Cantidad de material recibido para facilitar procesos de facturación.
- Establecimiento de cantidad mínima y máxima de materia prima en planta.
- Procesamiento automático de información en el momento de utilizar el material en producción.
¿Qué debe mostrar el proveedor al cliente?
- Cantidad de material embarcado
- Fecha de embarque del material
- Medio de transporte seleccionado para el transporte
- Guías para rastrear el material con el departamento de logística.
- Promesa en cantidad y fecha de próximos embarques.
- Problemas de capacidad en el suministro con el suficiente tiempo de antelación.
- Alertas de material defectuoso.
Beneficios para los compradores:
- Se aceleran los procesos de compra.
- Se reducen los costes de transacción y operación.
- Aumenta el control de los procesos y el flujo definido para los mismos.
- Aumenta la visibilidad de la información relacionada con compras.
- Facilita la labor de control de gastos al aprovechar las economías de escala.
- Evita que se hagan transacciones fuera de los acuerdos comerciales de la compañía (Centralización).
Beneficios para los proveedores:
- Disminuyen los costos de transacción.
- Disminuyen los tiempos de procesamiento de pedidos.
- Se facilita el manejo de catálogos personalizados de clientes y la actuación sobre dichos catálogos.
- Disminuyen los costes relacionados con fallos humanos en el ingreso de pedidos.
Enlaces
http://www.revistasice.com/cmsrevistasICE/pdfs/ICE_813_73-88__9762FAF8AC3306090227B01C619F80B6.pdf
http://www.iese.edu/cat/files/A%20qu%C3%A9%20barreras%20se%20enfrenta%20el%20e-procurement_tcm6-5786.pdf
http://www.revistadyo.com/index.php/dyo/article/viewFile/37/37
http://www.camaragipuzkoa.com/generandovalor/ponencias/grupoi68.pdf
http://www.revistadyo.com/index.php/dyo/article/viewFile/37/37
http://www.e-camara.net/revista/2304/e-business.htm
http://www.idg.es/iworld/articulo.asp?id=131004
http://peru21.pe/noticia/214884/comercio-electronico-peru-crecio-100-dos-anos
http://www.gs1pa.org/boletin/2007/enero/boletin-ene07-art4.html
http://www.paginaweb.com.es/index.php?option=content&task=view&id=47&Itemid=2
http://muypymes.com/gestion/finanzas/1235-como-optimizar-nuestra-cadena-de-suministro.html
http://www.baquia.com/com/20011219/bre00013.html
